Hoeveel geld laat jij ongemerkt liggen? 

Veel ondernemers hebben het gevoel dat ze hun administratie redelijk op orde hebben. Facturen gaan eruit, betalingen komen binnen en af en toe blijft er iets liggen. Maar hoeveel geld staat er eigenlijk structureel open? En wat doet dat met je bedrijf?

Wie zijn openstaande posten eens goed bekijkt, schrikt vaak van het totaalbedrag. Een paar kleine facturen van klanten die later betalen lijken onschuldig, maar samen kunnen ze een flink deel van je werkkapitaal vastzetten. Geld waar je geen rente over krijgt, maar dat je wél nodig hebt voor inkoop, personeel of investeringen.

Volgens onderzoek van de Kamer van Koophandel heeft meer dan de helft van de mkb-bedrijven te maken met te late betalingen. Vaak komt dat niet door onwil, maar door onduidelijkheid of gebrek aan opvolging. Een klant vergeet een factuur, een herinnering blijft liggen, en zo stapelen dagen zich op tot weken. 

Het begint met inzicht

De eerste stap is inzicht krijgen. Dat kan eenvoudig met een overzicht van al je openstaande facturen. Noteer per klant de vervaldatum, het factuurbedrag en hoe lang het al openstaat. Zo zie je snel waar het meeste geld vastzit. Een eenvoudige spreadsheet of het overzicht in je boekhoudpakket is al genoeg. 

Vervolgens is het belangrijk om vaste momenten in te bouwen voor opvolging. Niet pas bellen als een betaling al dertig dagen te laat is, maar bijvoorbeeld al na zeven dagen een vriendelijke herinnering sturen. Door consequent te zijn, laat je zien dat je aandacht hebt voor je administratie én dat betalen onderdeel is van een normale zakelijke relatie. 

Wie die opvolging automatiseert, wint tijd. In de meeste boekhoudprogramma’s kun je herinneringen automatisch laten versturen, eventueel met een persoonlijk bericht. Dat voorkomt dat er iets tussen wal en schip raakt en zorgt voor een gelijkmatige cashflow. 

Rekenvoorbeeld

Stel dat je jaarlijks 300 facturen verstuurt en dat 10 procent langer dan dertig dagen openstaat. Bij een gemiddelde factuur van 1.000 euro betekent dat 30.000 euro die niet op je rekening staat. Zelfs als dat geld uiteindelijk binnenkomt, heb je wekenlang minder financiële ruimte. 

Aandacht voor opvolging

Door regelmatig te kijken naar je openstaande posten, herken je sneller patronen. Betaalt een klant steeds te laat, dan kun je het gesprek aangaan of vooraf duidelijke afspraken maken. Zo verklein je de kans dat er opnieuw geld blijft liggen. 

Wie structureel aandacht heeft voor factuuropvolging, voorkomt dat geld onnodig blijft liggen.