Wat als je klant niet betaalt?

Elke ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken: een klant die niet betaalt. Soms is het onoplettendheid, soms onvermogen, maar niets doen kost altijd geld.

Deze checklist helpt je om overzicht te houden en professioneel te handelen. 

1. 1. Controleer je factuur 
   Begin bij jezelf. Kloppen het bedrag, de vervaldatum en de omschrijving? Is de factuur op het juiste adres gestuurd? Heb je hem per e-mail verzonden, controleer dan of hij niet in de spamfolder van de klant terecht is gekomen. Een kleine fout of onduidelijkheid kan al vertraging veroorzaken. 
   
   
2. 2. Stuur een eerste herinnering 
   Is de betalingstermijn net verstreken, stuur dan een vriendelijke herinnering. Vermeld minimaal het factuurnummer, het openstaande bedrag, de vervaldatum en eventueel een nieuw betaalmoment. Dit zijn geen wettelijk verplichte gegevens, maar wel de basisinformatie die een herinnering duidelijk en compleet maakt. Houd de toon zakelijk en beleefd.
   
   
3. 3. Neem persoonlijk contact op
   Geen reactie? Bel of mail de klant. Vaak is er een simpele reden of een misverstand. In een gesprek kun je samen een concrete betaalafspraak maken. Noteer die afspraak zodat je kunt opvolgen.
   
   
4. 4. Stuur een laatste aanmaning (WIK-brief bij consumenten)
   Komt er daarna nog geen betaling, dan is het tijd voor de laatste aanmaning.
   
   Bij consumenten (B2C) is dit de WIK-brief: je geeft de klant nog 14 dagen om te betalen zonder bijkomende kosten. Vermeld in de brief: 
   - het openstaande bedrag 
   - dat er na 14 dagen wettelijke rente en incassokosten volgen 
   - het exacte bedrag van die kosten 
   - de datum waarop de termijn afloopt 
   De termijn begint te lopen vanaf de dag ná ontvangst van de brief. 
   
   Lees hier meer over de WIK-brief en voorbeelden
   
   Bij bedrijven (B2B) geldt de WIK niet. Je mag direct rente en kosten rekenen zodra de betalingstermijn is verstreken. Toch is het verstandig om ook hier een laatste aanmaning te sturen. Dat toont professionaliteit en vergroot de kans op betaling zonder verdere stappen. 
   
   
5. 5. Blijf consequent 
   Werk met vaste termijnen tussen je acties, bijvoorbeeld: zeven dagen na vervaldatum herinneren, een week later bellen, daarna aanmanen. Consequent gedrag zorgt voor duidelijkheid en voorkomt dat facturen blijven liggen.
   
   
6. 6. Geef de factuur tijdig uit handen
   Blijft betaling uit na je laatste aanmaning, wacht dan niet te lang. Hoe ouder de factuur, hoe kleiner de kans dat je het volledige bedrag ontvangt. Een gespecialiseerd bureau kan het traject overnemen en vaak vriendelijk maar effectief incasseren. 

----- 

Geen tijd of energie om zelf consequent achter niet-betaalde facturen aan te gaan? Of bang om je relatie met je klant te verstoren?

Cannock kan dit voor een vast bedrag per maand van je overnemen vanaf het moment dat de betaaltermijn verstreken is en nog voordat er incassokosten bij komen kijken.